Chegou o momento de repensar como as PMEs gerenciam suas despesas. Entrar em 2025 com os mesmos hábitos do passado, como a dependência de planilhas, é um erro que pode custar caro. Hoje, em um mundo onde a inovação e a tecnologia estão revolucionando todos os setores, é preocupante ver que muitos departamentos financeiros ainda dependem das planilhas como sua principal ferramenta.

Sim, elas são fáceis de usar e acessíveis, mas trazem limitações importantes. Basta um erro de digitação ou uma fórmula mal configurada para que prejuízos consideráveis aconteçam. Além disso, o uso de planilhas sobrecarrega as equipes com processos manuais, afastando o foco de atividades mais estratégicas, e não ajudam a escalar os processos – pelo contrário, é uma limitação. A gestão de despesas deve ser uma ferramenta central para otimizar os processos, aumentar a autonomia e reduzir os riscos financeiros. E para isso, é preciso abandonar velhos costumes e adotar novas tecnologias que já estão disponíveis e ao alcance de todos.

A tecnologia oferece alternativas muito mais eficientes. Sistemas de gestão financeira em tempo real, por exemplo, centralizam e automatizam dados, eliminando a probabilidade de erros humanos. Isso não só aumenta a segurança, mas também proporciona insights profundos e imediatos sobre a saúde financeira da empresa. Soluções como ERPs (Enterprise Resource Planning) e softwares de gestão de despesas trazem automação e integração com outras áreas da empresa, o que permite decisões mais rápidas e precisas.

Um ponto central nessa mudança é que os “pintores de planilhas” possam executar tarefas mais inteligentes e eficientes nas equipes financeiras. Esses profissionais, que passam horas categorizando despesas e formatando dados manualmente, poderiam ser liberados para desempenhar tarefas mais estratégicas. A gestão de despesas, quando feita de forma eficiente e tecnológica, permite categorizar automaticamente os gastos corporativos, analisar dados em tempo real, controlar o orçamento com precisão e gerar relatórios personalizados. Esses benefícios não apenas agilizam os processos, mas também reduzem significativamente o risco de erros, tornando a empresa mais ágil e preparada para desafios.

Dados da pesquisa Transformação Digital para MPMEs, da Microsoft, mostram que a tecnologia é vista como uma aliada pelas empresas para enfrentar desafios. Das entrevistadas, 47% delas veem na inovação uma maneira de aumentar os resultados operacionais e comerciais. Para 43% e 40%, a adoção de novas tecnologias pode auxiliar, respectivamente, na expansão para novos mercados e no aprimoramento das relações com clientes e fornecedores.

Com a tecnologia, o controle do orçamento e a previsão de gastos se tornam mais precisos. Ferramentas modernas permitem que as equipes usem dados históricos para fazer projeções sólidas, ajudando a planejar o futuro da empresa com mais segurança. A personalização de relatórios e visualizações também é um diferencial importante, já que cada empresa tem suas próprias necessidades e metas. Assim, é possível adaptar a coleta e análise de dados de acordo com o que realmente importa para cada organização.

Dois mil e vinte e cinco está logo aí, e a única maneira de garantir um ano com mais autonomia, agilidade e menos erros financeiros é agir diferente. Chegou a hora de abandonar os velhos hábitos e seguir um caminho mais prático e eficiente. Caso contrário, essas empresas ficarão obsoletas frente à concorrência.  

Artigo escrito por Rodrigo Tognini é CEO e cofundador da Conta Simples

por Luani Soares