Para se trabalhar com a chamada escrita fiscal, ou departamento fiscal, são necessários diversos conhecimentos e, dentre eles, o SPED se destaca.

A escrita fiscal é responsável pelo envio de diversas obrigações acessórias, mas dentro do SPED destacaremos três: EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI e EFD-Reinf.

A primeira dessas três obrigações acessórias que será comentada é a EFD-ICMS/IPI e, as demais, vamos dispor em próximos artigos.

O SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, sendo uma ferramenta on-line mais ágil desenvolvida para a entrega de diversas informações tributárias.

O sistema SPED, apesar de mais evoluído, não é um sistema fácil de se trabalhar, isso porque com ele o processo de escrituração das empresas contém um detalhamento de informações muito maiores do que de seus antecessores.

Com isso, muitas empresas apostaram na automatização de processos para tornar sua escrita fiscais mais eficiente, dando mais tempo para que os analistas focassem nas situações mais importantes envolvendo essas declarações.

Mas vamos a algumas vantagens do SPED, começando pela EFD-ICMS/IPI, que nos trouxe uma grande primeira vantagem que foi a padronização da apuração do ICMS.

Atualmente existe uma ampla diversidade de regras envolvendo o ICMS e, até a vinda da EFD-ICMS/IPI, cada estado tinha sua declaração própria, com regras próprias, e leiaute próprio.

A gestão de tudo isso para quem tinha várias empresas em estados diferentes era muito complicada. Já que os sistemas tinham de ter diversos tratamentos para cada estado, o que demandava muito tempo para conhecer as regras e fazer as devidas parametrizações.

Com o SPED, abriu-se a possibilidade de pelo menos a forma de declaração seguir uma lógica mais linear. A agilidade se encontra no fato de o operador não precisar mais conhecer diversos leiautes, por haver a centralização em um único.

A migração para o SPED fiscal ainda não ocorreu por completo em todos os estados, alguns ainda mantém além da EFD-ICMS/IPI suas declarações próprias. Mas a visão de futuro que se tem é que todos os estados descontinuem suas declarações próprias, deixando apenas o leiaute da EFD-ICMS/IPI como válido.

O SPED Fiscal, como também é conhecida a EFD-ICMS/IPI, é gerado por meio de um arquivo TXT, que necessita ser submetido a um validador. Você pode baixar esse validador no site do SPED. No caso do SPED Fiscal você enviará um arquivo por mês contento a apuração do ICMS e IPI e deve ser um arquivo por CNPJ+IE.

O SPED fiscal é fundamentado no conceito de estabelecimento, não de empresa, assim o contribuinte deve entregar um arquivo para cada estabelecimento.
No SPED Fiscal também é necessário um certificado digital e-CNPJ ou e-CPF do representante legal para a assinatura do arquivo da matriz e de suas filiais. Além disso, são aceitos os certificados digitais A1 e A3.

O arquivo da EFD-ICMS/IPI comporta apenas uma assinatura digital, onde o contribuinte poderá adotar a forme que lhe for melhor para assinar. Lembrando que o PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina.

Dentro da EFD-ICMS/IPI o usuário consegue separar a escrituração das operações de entradas e saídas, fazer a apuração do IPI, fazer o registro do seu inventário, apuração de ICMS, pode fazer a escrituração também do livro de registro de controle da produção e do estoque, além de controlar o crédito do ativo permanente.

Mas mesmo tendo essas funcionalidades, é necessário que o operador saiba organizar as informações que serão enviadas. É necessário entender a utilização da ferramenta (PVA), afinal é ela quem faz a verificação dos dados a serem enviados e também conhece as regras tributárias para garantir a qualidade do arquivo a ser enviado.

Veja que pela gama de pontos a serem entregues dentro da EFD-ICMS/IPI, saber fazer a identificação de erros se torna algo essencial.

O usuário atualmente tem diversos canais oficiais do governo que pode utilizar para tirar suas dúvidas.

Por isso é importante sempre consultar os materiais atualmente disponibilizados como o guia prático, perguntas e respostas e, em últimos casos, o fale conosco.
O e-mail faleconosco-sped-icms-ipi@receita.fazenda.gov.br é o e-mail geral para tirar dúvidas sobre a EFD-ICMS/IPI.

Mas o contribuinte que tiver dúvidas mais específicas sobre algum tratamento dentro do seu estado deve consultar a sua Sefaz.

O contribuinte também pode verificar o Ajuste Sinief 02/2009, que foi o criador do SPED Fiscal e suas regras.

A vinda do SPED Fiscal também dispensou os contribuintes de fazerem os livros impressos de IPI, entradas, saídas, apuração de ICMS, inventário e RCPE.

O prazo de entrega da EFD-ICMS/IPI é definido pelas Administrações Tributárias Estaduais, portanto o prazo deve ser visto junto a elas.

O tempo de retificação de um arquivo enviado, sem autorização da Sefaz, é até o último dia do terceiro mês seguinte ao encerramento da apuração.

O arquivo que precisar ser retificado após esse período só poderá ser feito com autorização da Sefaz.

O arquivo de retificação será enviado com a finalidade de “remessa do arquivo substituto”, não sendo permitido o envio de arquivo parcial.
O contribuinte que entrega o SPED fiscal pode ser dispensado pela legislação estadual de entregar o Sintegra. Por isso, deve se certificar com a Sefaz da sua localidade se existe essa dispensa.