A contabilidade geral é um procedimento sistemático e contínuo que tem por finalidade detectar fatos societários para representar dados e informações relacionadas à situação econômico-financeira e patrimonial atual. Seus principais objetivos são:

• fornecer informações a assuntos, por meio da elaboração de declarações financeiras;
• fornecer “dados brutos” para serem reprocessados por meio de outros métodos contábeis, como a contabilidade analítica.

Existem várias atividades incluídas na contabilidade geral:

1. durante o exercício, os fatos administrativos são revelados ;
2. as contas são encerradas no final do ano ;
3. as demonstrações financeiras são elaboradas no final do exercício ;
4. no início do ano, as contas são reabertas para o novo exercício.

Por meio da contabilidade geral, a empresa acompanha todos os eventos que geram informações financeiras e econômicas. A partir da detecção de fatos administrativos, são gerados dados contábeis que a contabilidade geral se encarrega de classificar, processar, representar e interpretar.

Como a contabilidade geral é mantida

Para manter as contas, uma empresa certamente deve contar com um software de contabilidade. Com base na dimensão, forma jurídica e complexidade da atividade desenvolvida, a empresa pode escolher o software de contabilidade que melhor se adapta às suas necessidades.

A vantagem de um software modular está justamente no fato de que, de acordo com as diferentes necessidades, a empresa pode “adaptar-se” seu sistema de gestão. Começa com um gerenciamento básico, até aos módulos capazes de determinar em poucos passos a situação patrimonial e econômica da empresa e cumprir todas as obrigações fiscais e contabilísticas. Com e emissão das notas fiscais, o software de contabilidade também pode ser integrado por este módulo, que garante a gestão de todo o ciclo de fatura: da geração ao armazenamento de todos os dados dos arquivos XML.

Levantamentos quantitativos da contabilidade geral

Na base da contabilidade geral estão os processos de detecção que permitem:

• representar dados relativos à atividade realizada para fornecer informações para assuntos externos e internos;
• verificar o cumprimento dos objetivos definidos e, caso não sejam alcançados, verificar as razões do insucesso ou do cumprimento parcial.

Dependendo do método e da ferramenta utilizada, as pesquisas quantitativas de uma empresa são divididas em duas grandes categorias:

• registros contábeis que se baseiam na manutenção de contas e são refletidos nos registros contábeis (contabilidade geral);
• levantamentos não contábeis ou estatísticos que utilizam metodologias estatístico-matemáticas dependendo do objetivo que estabelecem (por exemplo, contabilidade analítica).

O conjunto destes inquéritos constitui o sistema de informação da empresa que é o conjunto de meios, procedimentos, ferramentas e pessoas que, por um lado, permitem a recolha de dados e a sua transformação e, por outro, são responsáveis pelo tratamento e gerenciar a própria informação.

A conta: a ferramenta fundamental da contabilidade geral

A contabilidade geral baseia-se na manutenção das contas contábeis. A conta pode ser definida como o conjunto de lançamentos homogêneos relativos a um determinado objeto. Escritas homogêneas porque se referem ao mesmo objeto e são expressas na mesma unidade de medida: a moeda contábil (por exemplo, o real). A conta mostra o valor inicial do objeto e as variações de valor que ocorrem durante o exercício para as transações societárias, a serem registradas de acordo com um método contábil preciso ou um conjunto de regras relativas à forma, ordem e método de uso. O método utilizado pelas empresas é de dupla entrada, que registra todas as transações comerciais em pelo menos dois conjuntos de contas e em seções opostas, seguindo o princípio da dupla gravação simultânea,  com o objetivo de detectar os rendimentos e controlar os movimentos monetários de um período administrativo.

Cada conta é nomeada com um nome e um código numérico ou alfanumérico: isso serve para distinguir cada conta das demais e também para facilitar a pesquisa. Um exemplo de denominação é Bens c/Compras (a palavra conta geralmente é abreviada e substituída por c/).

Classificação das contas contábeis

As contas podem ser classificadas de forma diferenciada de acordo com os diferentes critérios adotados.

• Conteúdo:
• contas sinóticas que incluem apenas valores
• contas analítico-descritivas que incluem valores e dados quantitativos e qualitativos.
• Forma: dependendo da forma temos:
• contas com seções divididas: os valores a serem colocados em Débito são colocados na seção esquerda, enquanto os em Crédito são colocados na seção direita. Dependendo de onde as descrições são inseridas, essas contas podem estar em seções opostas separadas ou em seções justapostas.
• contas escalonadas: os valores de débito e crédito são registrados em uma única coluna com sinal contrário (débito positivo e crédito negativo).
• Operação:
• contas monofásicas ou unilaterais informam apenas os valores de débito ou apenas os valores de crédito;
• Contas bifásicas ou bilaterais aceitam ambos os valores, Débito e Crédito.

A terminologia das contas contábeis

Na prática, a terminologia apropriada é usada em relação às contas.

• Abrir ou ativar uma conta significa fazer funcionar pela primeira vez ou melhor registrar o primeiro valor, que é chamado de consistência inicial ;
• manter uma conta significa registrar todas as mudanças que ocorrem em um determinado período;
• debitar uma conta significa inserir um valor na seção Débito;
• Creditar uma conta significa inserir um valor na seção Crédito.

O saldo da conta representa a soma algébrica entre o total dos valores de débito e o total dos valores de crédito. O saldo deve ser escrito na seção em que o total é menor para que as duas seções fiquem equilibradas, conforme exigido pelo método de partidas dobradas. Desta forma, a conta é desativada ou fechada.

O plano de contas no razão geral

O conjunto de todas as contas mantidas pela empresa é dito plano de contas. A estrutura do plano depende do tipo de negócio, sua forma jurídica e também do quanto a empresa deseja que as informações sejam mais analíticas ou não. O plano de contas está estruturado em vários níveis, denominados grupos e subgrupos ; muitas contas são então divididas em um certo número de subcontas (por exemplo, a conta Fornecedores, pode ser dividida em C / Fornecedores Brasil e C / Fornecedores estrangeiros; por sua vez, a conta Fornecedores Brasil pode ser dividida em outras subcontas cada um para cada tratado de fornecedor). A estrutura do plano de contas é muito importante porque permite agrupar os registos contabilísticos, de forma a ter uma visão homogênea e sintética da atividade econômica e patrimônio da empresa.

Sistemas de lançamentos na contabilidade

Os registros contábeis são registros sistemáticos de todas as operações da empresa que envolvem uma mudança econômica ou financeira. Eles podem ser:

• registros cronológicos: revelam os fatos da empresa em ordem de tempo;
• registros elementares: detectam um único aspecto da gestão e são distintos dos chamados complexos que dizem respeito a um objeto complexo, como renda ou patrimônio, e referem-se a toda a gestão administrativa da empresa;
• registros obrigatórios: são aqueles que exigem o Código Civil e outras leis tributárias.

Os registros contábeis devem ser elaborados seguindo certas regras ou um método contábil.

O sistema de escrituras, por outro lado, é um conjunto de escrituras que tendem à determinação de um objeto complexo. Esses sistemas são os seguintes:

• Sistema de ativos: consiste em um conjunto de registros contábeis que têm como objetivo analisar a composição do ativo e como ele evolui ao longo do tempo. Este sistema, desenvolvido por Fabio Besta no início de 1900, foi o ponto de partida para o desenvolvimento de sistemas posteriores que levaram ao seu abandono de uso.
• Regime de receitas: é o conjunto de lançamentos que tem como objetivo a apuração das receitas tanto do ponto de vista numérico (caixa, dívidas e créditos operacionais), quanto do ponto de vista econômico (custos e receitas). Este sistema, desenvolvido por Gino Zappa, ainda está em uso hoje.
• Sistema de capital e resultado econômico: é um conjunto de lançamentos que tem como objetivo fundamental a determinação do resultado operacional e do capital que permitiu a Produção. Baseia-se na consideração de que as dívidas e créditos operacionais (considerados valores numéricos) estão claramente separados das dívidas e créditos de financiamento (considerados valores econômicos). Nesse sistema, de fato, os recebíveis de empréstimos são considerados custos, porque geram uma saída de liquidez, enquanto os empréstimos a pagar são equiparados às receitas, porque determinam uma entrada de liquidez. Esse método, desenvolvido por Aldo Amaduzzi, é o mais utilizado atualmente pelas empresas de contabilidade geral.

Contabilidade geral e analítica: que diferença?

Enquanto a contabilidade geral processa o registro dos fatos administrativos para fornecer informações ao exterior (através da elaboração das demonstrações financeiras), a contabilidade analítica analisa os  fatos internos da empresa com o objetivo principal de apurar os custos dos produtos, estabelecer preços de vendas, verificar sua rentabilidade, verificar a relação custo-benefício e eficiência da gestão, através da análise das diferenças entre objetivos e realizações. Esse tipo de  contabilidade, também chamado de industrial, tem como finalidade a  apuração de custos, receitas e resultados divididos por segmento de negócio  (centros de custo e/ou encomendas) para uso exclusivamente interno destinado à gestão como suporte à escolha de estratégias e à avaliação econômica dos diversos projetos.

A contabilidade geral classifica os custos por natureza, ou seja, com base no tipo de produção que gerou o custo (matérias-primas, mão de obra, vendas, etc.), a contabilidade analítica classifica os itens registrados com base em sua destinação ou os atribui para uma área específica (que pode ser uma área organizacional, um produto, uma linha de produtos, um pedido etc.). Portanto, pode-se dizer que os dados da contabilidade geral são objetivos e documentados, os da contabilidade interna podem (em muitos casos) ser estimados ou assumidos, alocados (por exemplo) com base em percentuais de incidência.

Além disso, os dados geridos pela contabilidade geral são dados sumários que fluem para as contas que registram as variações monetárias e/ou financeiras da empresa. Os geridos pela contabilidade interna são dados analíticos discretos ou estimados, que permitem avaliar os custos por produto/serviço ou segmento de negócio único.