A ECD é uma das obrigações acessórias das empresas e foi criada em 2007 para atender fins fiscais e previdenciários. Nesse sentido, tem a finalidade de substituir as informações em papel por meio do envio digital da escrituração contábil.
Para isso, reuniu todas as movimentações financeiras e tributárias das empresas para serem transmitidas em conjunto por meio digital, sendo parte integrante do Sped. Além disso, oferece maior praticidade e reduz os custos com impressões.
Entenda com esse artigo, o que é a ECD e quais as empresas devem apresentar essa declaração digital. Além disso, saiba quais são os principais erros e veja algumas dicas para ter sucesso no procedimento de registro e transmissão da ECD.
O que é a ECD?
A sigla ECD corresponde a Escrituração Contábil Digital e faz parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Nesse sentido, a ECD tem a finalidade de substituir a escrituração em papel pela transmissão via arquivo digital dos seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Desse modo, os livros contábeis passam a ser assinados de forma digital, com certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Sendo necessário ter em vista as seguintes orientações:
- O acesso é restrito para as informações da competência do usuário;
- O usuário deve guardar sigilos comercial, fiscal e bancário de acordo com a legislação respectiva sobre as informações que tiver acesso;
- Utilizará modalidade integral para cópia do arquivo da escrituração e parcial para cópia e consulta à base de dados agregados. Nesse sentido, constitui-se como a consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.
Portanto, a autenticação dos livros e documentos que integram a ECD deve ser comprovada pelo recibo emitido pelo Sped de entrega da ECD.
Além da autenticação exigível para fins tributários de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registo do Comércio.
Tal medida é necessária para assegurar a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. Com isso, reduziu a burocracia para as empresas, além da facilidade de acessar o endereço do Sped eletrônico para efetuar os registros.
Para que servem as informações da ECD?
É importante esclarecer que as informações apresentadas pela ECD ao fisco podem ser utilizadas para as seguintes finalidades:
- Tornar mais eficiente o combate à sonegação por parte da Receita Federal;
- Oferecer cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos;
- Aprimorar a qualidade da informação prestada;
- Agilizar o processo de registro, envio e acesso das informações;
- Simplificação dos procedimentos para o controle da administração tributária;
- Diminuição da ocorrência involuntária de práticas fraudulentas;
- Aprimoramento da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
Quais empresas devem entregar a ECD?
Conforme a Instrução Normativa RFB n. 2.003/2021, a ECD é uma obrigação acessória a ser apresentada pelas pessoas jurídicas. Nesse sentido, mesmo as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter a escrituração contábil nos termos da lei.
Contudo, esta instrução normativa não se aplica para os seguintes casos, conforme dispõe o parágrafo 1º, do artigo 3º:
“I – às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
II – aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
III – às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;
IV – às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;
V – às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido”.
Qual o prazo e como entregar a ECD?
Normalmente, o prazo para envio da ECD é até o último dia útil do mês de maio. Contudo, a Instrução Normativa n. 2.082, de 18 de maio de 2022, prorrogou o prazo para entrega da ECD para 30 de junho de 2022.
Além disso, a instrução normativa esclarece que caso venha a ocorrer extinção da pessoa jurídica, cisão total ou parcial, incorporação ou fusão, as escriturações seguirão o seguinte critério:
- Se ocorrer entre janeiro e maio, prevalece a data de 30 de junho de 2022;
- Se ocorrer de junho a dezembro, prevalece o último dia útil do mês subsequente.
É importante esclarecer que essa iniciativa está relacionada com a prorrogação de prazos para obrigações acessórias. Ou seja, devido aos efeitos das restrições impostas pela pandemia de covid-19.
O que acontece se a empresa não entregar a ECD no prazo?
No caso da pessoa jurídica que não apresentar a ECD no prazo ou apresentar com omissões, conforme a legislação em vigor está sujeita às seguintes penalidades:
1º. – Multa de 0,5% sobre a receita bruta da pessoa jurídica para o não cumprimento dos requisitos para apresentação de registros e respectivos arquivos;
2.º – Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta, para a omissão ou prestação de informações incorretas;
3.º – Multa de 0,02% por dia de atraso, sobre a receita bruta, limitada a 1% desta, para o não cumprimento do prazo estabelecido pela instrução normativa.
Erros mais comuns com os arquivos da ECD
Os erros mais comuns com os arquivos da ECD podem ser identificados nos seguintes pontos:
1.º – Inconsistências no Plano de Contas, em função de alterações no plano de contas da Contabilidade de um ano calendário para o outro;
2.º – Uso excessivo de nomes genéricos de contas, que pode gerar inconsistências e desencadear uma fiscalização para checar as informações;
3.º – Utilizar tabelas dinâmicas do Sped que estejam desatualizadas, o que pode gerar erros na validação e na transmissão da ECD.
Dicas de como fazer a ECD da forma certa
Alguns cuidados são essenciais para garantir a assertividade na transmissão das informações do ECD da empresa. Por isso, seguem algumas dicas importantes de serem observadas para realização desse procedimento:
1.ª – Verificar a adequação do preenchimento de cada registro para a empresa, de acordo com a legislação pertinente, garantindo a segurança jurídica do processo;
2.ª – Manter a referência da ECD com a ECF, pois a primeira é parte integrante da segunda.
3.ª – Conferir os demonstrativos contábeis, pois não é possível substituir registros por erros de saldos ou de lançamentos que não foram realizados no período correto.
4.ª – A nota explicativa é necessária para indicar a fonte utilizada pelo contribuinte e discorre sobre toda a demonstração apresentada.
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Referências
http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=114965
http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/499
https://e-diariooficial.com/ecf-passo-a-passo-da-escrituracao-contabil-fiscal/
https://espacolegislacao.totvs.com/escrituracao-contabil-digital-2022/
http://www.crcsc.org.br/noticia/view/5994
https://arquivei.com.br/blog/erros-sped-causas-prevencao-mf/
https://www.tbsconsultoria.com.br/ecd-entenda-evitar-erros-entrega/
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