A ECF foi estabelecida pela Instrução Normativa RFB n. 1.422/2013, tendo sido desenvolvida pelo fisco com o sistema Sped, em 2007. Desse modo, é uma obrigação acessória para interligar os dados contábeis e fiscais referentes ao IRPJ e CSLL.

A implementação da ECF tem o intuito de substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Com isso, o fisco passa a ter um leque maior de informações sobre cada empresa.

Entenda com esse artigo, o que é a ECF e quais as empresas devem apresentar essa declaração digital. Além disso, saiba quais são os principais erros e veja algumas dicas para ter sucesso no procedimento de registro e transmissão da ECF.

O que é e para que serve a ECF?

A sigla ECF corresponde a Escrituração Contábil Fiscal e é uma obrigação acessória a ser apresentada pelas empresas para a Receita Federal. De fato, foi criada para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

Foi implementada com a finalidade de permitir a interligação dos dados contábeis e fiscais referentes ao Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A partir do que agiliza o acesso do fisco as informações das empresas, bem como torna o processo de fiscalização mais consistente com o cruzamento dos dados digitais.

Contudo, o preenchimento da ECF é mais detalhado e requer maior atenção, pois as empresas precisam de informações confiáveis para serem lançadas. Além disso, devem ser seguidas as orientações disponíveis no Manual da Declaração.

Para realizar os registros, as empresas devem lançar as seguintes informações:

1.ª – Abertura e identificação da empresa;

2.ª – Informações da ECF do ano anterior e cálculo fiscal dos dados recuperados da ECD;

3.ª – Plano de contas e mapeamento;

4.ª – Saldos das contas contábeis e referenciais;

5.ª – Lucro líquido – Lucro real;

6.ª – Livros eletrônicos de escrituração e apuração do IRPJ e CSLL;

7.ª – Cálculo do IRPJ e da CSLL;

8.ª – Lucro presumido;

9.ª – Demonstrativo do Livro Caixa;

10.ª – Lucro arbitrado;

11.ª – Balanço patrimonial e a DER das empresas imunes ou isentas;

12.ª – Declaração sobre utilização dos recursos em moeda estrangeira decorrentes do recebimento de exportações (DEREX);

13.ª – Relatório País-a-País.

Quais empresas devem entregar a ECF?

Conforme a Instrução Normativa RFB n. 2.004/2021, a ECF é uma obrigação acessória das pessoas jurídicas, mesmo equiparadas, de forma centralizada na matriz. Assim como as imunes e isentas, que sejam tributadas pelo Lucro Real, Presumido e Arbitrado.

Porém, de acordo com a instrução normativa não se aplica para os seguintes casos, conforme dispõe o parágrafo 1º, do artigo 1º:

“I – As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II – Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III – As pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica”.

É importante esclarecer que no caso da pessoa jurídica com Sociedades em Conta de Participação (SCP), deve ser preenchida uma ECF para cada SCP.

Qual o prazo para entregar a ECF?

Normalmente, o prazo para envio da ECF é até o último dia útil do mês de julho, tendo como referência ser do ano anterior ao período da escrituração no Sped.

Contudo, a Instrução Normativa n. 2.082, de 18 de maio de 2022, prorrogou o prazo para entrega da ECD para 31 de agosto de 2022.

Além disso, a instrução normativa esclarece que caso venha a ocorrer extinção da pessoa jurídica, cisão total ou parcial, incorporação ou fusão, as escriturações seguirão o seguinte critério:

• Se ocorrer entre janeiro e maio, prevalece a data de 31 de agosto de 2022;
• Se ocorrer de junho a dezembro, pode ocorrer até o terceiro mês subsequente ao evento.

É importante esclarecer que essa iniciativa está relacionada com a prorrogação de prazos para obrigações acessórias. Ou seja, devido aos efeitos das restrições impostas pela pandemia de covid-19.

O que acontece se a empresa não entregar a ECF no prazo?

No caso da pessoa jurídica tributada pelo regime de Lucro Real, que não apresentar a ECF no prazo ou apresentar com omissões, conforme a legislação em vigor está sujeita às seguintes penalidades:

1.º – Multa de 0,25%, por mês ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e CSLL, limitada a 10%, por não apresentação ou apresentar em atraso;

2.º – Multa de 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor omitido, inexato ou incorreto.

Já as empresas não tributadas pelo Lucro Real, ficam sujeitas às seguintes penalidades conforme a legislação em vigor:

1º. – Multa de 0,5% sobre a receita bruta da pessoa jurídica para o não cumprimento dos requisitos para apresentação de registros e respectivos arquivos;

2.º – Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta, para a omissão ou prestação de informações incorretas;

3.º – Multa de 0,02% por dia de atraso, sobre a receita bruta, limitada a 1% desta, para o não cumprimento do prazo estabelecido pela instrução normativa.

Erros mais comuns na transmissão da ECF

Os erros mais comuns na transmissão da ECF podem ser identificados nos seguintes aspectos:

1.º – Pode ocorrer erro de importação, por falta de configuração do arquivo transmitido pelo Sped ECF;

2.º – O total das receitas brutas informadas pode diferir da receita calculada;

3.º – Divergência dos valores informados para saldo inicial do registro de Saldos Periódicos e dos registros de transferência dos saldos do plano de contas anterior;

4.º – Utilização de código de conduta referencial que não existe.

Dicas de como fazer a ECF da forma certa

Alguns cuidados são essenciais para garantir a assertividade no preenchimento e transmissão das informações da ECF da empresa. Por isso, seguem algumas dicas importantes de serem observadas para realização desse procedimento:

1.ª – Investir em tecnologia compatível com Sped para evitar dificuldades no preenchimento dos registros e no envio das informações;

2.ª – Realizar previamente o levantamento e conferência de todas as informações a serem incluídas no sistema Sped para envio ao fisco da ECF;

3.ª – Atenção ao preencher os campos obrigatórios da ECF com informações precisas e devidamente conferidas;

4.ª – Ter cuidado com as informações da ECD, se a empresa é obrigada a apresentar, pois a ECF usa os seus saldos e contas para facilitar o preenchimento.