Programas de gestão e controle de tarefas são grandes aliados dos contadores na hora de otimizar processos e gestão da equipe para evitar dor de cabeça ao prestar contas dos clientes ao “leão” 

O período para a entrega do Imposto de Renda (IR) já começou, e com ele, a fama de que o setor contábil precisa correr contra o tempo para organizar sua rotina, além da vida de seus clientes, para atender uma alta demanda, comum nessa época do ano. Além dessa alta procura, somam-se outras tarefas recorrentes que não podem parar e também precisam de atenção. Neste momento, é fundamental ter o controle dos processos, das informações dos clientes e da equipe contábil, além de previsibilidade do que é preciso entregar, para que nada passe despercebido e não comprometa a qualidade dos serviços.

Para fazer a declaração do IR, é preciso reunir uma série de documentos e, dependendo do segmento da empresa ou da pessoa, fazer cálculos específicos. Preparar um planejamento e gestão adequados dos processos do dia a dia, com ajuda da tecnologia, podem trazer benefícios como: melhoria na rotina do escritório, otimização de processos e controle das entregas, aumento da produtividade e maior retorno financeiro para o negócio, pois os funcionários podem focar em atividades mais rentáveis.

A gestão automatizada é um recurso indispensável para que o empresário contábil explore seu pleno potencial. Uma pesquisa global da consultoria McKinsey aponta a automatização no ambiente de trabalho como a chave para o sucesso em mercados altamente competitivos.

José Adriano Vendemiatti, diretor de Marketing de Produto da Omie, plataforma de gestão (ERP) na nuvem, explica que a tecnologia pode ajudar o contador com as complexidades internas e de seus clientes, principalmente neste período do IR, no qual a demanda aumenta consideravelmente. “Sistemas de gestão, como as soluções da Omie, fazem a diferença na organização da rotina e no controle de tarefas dos contadores, o que traz maior tranquilidade para que eles executem seu trabalho de forma mais previsível. Muitas vezes, ao longo do ano, clientes demoram ou esquecem de enviar documentos essenciais para o IR e o contador pode dar falta apenas neste período, o que pode causar perda de prazos e geração de multas. Um sistema de gestão integrado reúne todas as informações necessárias da empresa e ajuda a identificar o que falta com antecedência”, afirma o executivo.

Eduardo Mendes, do escritório MendesCA Contabilidade relata melhoria em diversos pontos da gestão dos negócios ao utilizar o ERP Omie. “É uma ferramenta fundamental na conexão dos nossos clientes com o escritório. Além de ajudar no processo de gestão, gera dados para a contabilidade, o que nos torna reais parceiros dos nossos clientes, participando do processo do começo ao fim”, conta.

Além do ERP, existem ferramentas inteligentes criadas para o universo contábil – como o G-Click e o OneFlow – que visam oferecer mais eficiência no dia a dia, otimizar a gestão das tarefas de forma objetiva, automatizar e integrar informações e centralizar o gerenciamento das atividades do time e aumentar a produtividade.

O OneFlow, primeiro software contábil totalmente online e autônomo do Brasil, permite que os profissionais otimizem sua rotina diária, tornando-os mais consultivos, além de conferir mais agilidade e eficiência na execução dos processos e na gestão do escritório. O sistema possibilita ao contador processar todos os dados dos clientes automaticamente – calcula os impostos, acompanha as movimentações fiscais e financeiras de cada cliente e emite relatórios de monitoramento dos processos.

Já o G-Click, um sistema 100% web que faz a gestão dos processos no escritório, delega funções, controla prazos e automatiza as tarefas manuais, aumentando  a produtividade. Além disso, centraliza o atendimento ao cliente, oferece insights sobre o desempenho do time, armazena arquivos contábeis e fornece relatórios personalizados. A ferramenta conta com o uso de inteligência artificial e, com isso, é capaz de analisar os documentos anexados e apontar possíveis inconsistências.

“Essa evolução dos processos ajuda no desempenho dos contadores, fazendo com que ganhem mais oportunidades para se dedicar aos seus clientes, mesmo em períodos mais atribulados como no caso do Imposto de Renda. Além disso, com uma melhor gestão das tarefas e dos dados, eles poderão conquistar um tempo de melhor qualidade para focar na rotina pessoal”, conclui José Adriano. 

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por Nova PR